Was ist ein Übergabeprotokoll?
Das Übergabeprotokoll (auch unter dem Namen Abnahmeprotokoll bekannt) ist ein essenziell wichtiges Dokument, welches insbesondere den Ist-Zustand einer Mietsache dokumentiert. Es sollte immer dann angefertigt werden, wenn der Besitzer oder Mieter eines Objekts wie etwa einer Wohnung wechselt. Gängigerweise wird es für Ein- und Auszüge genutzt, sprich einem Mieterwechsel.
Sollten Sie gerade nach erfolgreicher Wohnungssuche dabei sein, in die Wohnung einzuziehen, haben Sie idealerweise schon einen groben Überblick bei der Wohnungsbesichtigung erhalten. Bei der tatsächlichen Übergabe ist es aber Zeit, ins Detail zu gehen.
Ist die Erstellung eines Übergabeprotokolls verpflichtend?
Die Verwendung eines Übergabeprotokolls ist durch kein Gesetz verpflichtend geregelt. Sie können somit theoretisch darauf verzichten. In der Praxis wird allerdings kaum eine Wohnung ohne Übergabeprotokoll vermietet. Dafür gibt es einen guten Grund, denn ein Abnahmeprotokoll hat für sowohl Mieter als auch Vermieter entscheidende Vorteile.
Vorteile der Anfertigung eines Übergabeprotokolls
- Rechtlich bindend: Ein gut angefertigtes Übergabeprotokoll ist bei Streitigkeiten zum Zustand der Immobilie vor Gericht ein entscheidendes Beweismittel zur Klärung des Falls.
- Mieter werden nicht für Schäden von Vormietern verantwortlich gemacht: Sind Schäden bereits bei Einzug vorhanden, dokumentieren beide Parteien diese im Übergabeprotokoll. Somit ist klar, dass die Schäden nicht durch den aktuellen Mieter entstanden sind.
- Vermieter haben Nachweis für Neuentstehung von Schäden durch Mieter: Andersrum funktioniert das Prinzip auch. Werden beim Auszug im Übergabeprotokoll Schäden vermerkt, die im Protokoll des Einzugs des gleichen Mieters nicht vorhanden waren, ist klar, dass die Schäden entstanden sind, während der aktuelle Mieter für die Räumlichkeiten verantwortlich war.
Übergabeprotokoll erstellen
Was sollte im Übergabeprotokoll stehen?
Für ein beweissicheres Übergabeprotokoll empfehlen wir, das Protokoll so ausführlich und genau wie möglich anzufertigen. Folgende Angaben helfen dabei:
- Name sowie Anschrift des Mieters und Vermieters sowie weiterer anwesender Personen, die als Zeugen dienen können
- Angaben zur Mietsache, welche mit diesem Protokoll übergeben wird (Anschrift, Art der Mietsache, ggf. Wohnungsnummer o. Ä.)
- Datum sowie ungefähre Uhrzeit der Übergabe
- Anlass der Übergabe (Ein- oder Auszug)
- Einzelne Auflistung des Zustands aller Räume (z. B. ob der Zustand des Raums in Ordnung ist, ansonsten möglichst konkrete Beschreibung der Mängel des Raums)
- Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel (z. B. 3 Wohnungsschlüssel, 2 Briefkastenschlüssel)
- Zählerstände inkl. Zählernummer (falls vorhanden: Strom, Wasser, Gas, Heizung)
- Vereinbartes Datum, zu dem festgestellte Mängel von der übergebenden Partei behoben sein werden (bei Einzug vom Vermieter, beim Auszug vom Mieter)
- Zeitpunkt der letzten Renovierung
- Unterschrift aller Beteiligten (Mieter, Vermieter und mögliche Zeugen)
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Tipps für die Protokollerstellung
Nehmen Sie sich Zeit bei der Übergabe
Ihr Gegenüber mag kurz angebunden sein oder es ist Ihnen unangenehm, jeden einzelnen Knopf beim Einzug auszuprobieren. Wir empfehlen Ihnen allerdings dringend, sich Zeit für die Übergabe zu nehmen und jeden Raum ausführlich zu prüfen. Betätigen Sie beispielsweise jede Spülung und jeden Wasserhahn, fahren Sie (insofern vorhanden) die elektrischen Rollläden hoch und runter und schalten Sie den Herd kurz ein. Wenn Sie es sich hier einfach machen und nicht jeder Mangel dokumentiert wird, könnte das für Sie zu einem späteren Zeitpunkt teure Folgen haben.
Führen Sie die Übergabe tagsüber durch
Damit Sie sämtliche Mängel erkennen können, sollten Sie die Übergabe am besten bei Tageslicht durchführen. Vermeiden Sie also im Winter den frühen Vormittag sowie späten Nachmittag und im Sommer den Abend. Bei künstlichem Licht entgeht Ihnen gegebenenfalls etwas, was bei Tageslicht gut zu erkennen ist.
Bestehen Sie darauf, sämtliche Mängel ins Protokoll aufzunehmen
Im Umzugsstress, durch Relativierung des Mangels seitens der anderen Partei oder Versprechen, die Mängel in Kürze zu beheben, könnten Sie verleitet werden, einen Mangel nicht in das Übergabeprotokoll aufzunehmen. Seien Sie gründlich und genau und verlassen Sie sich nicht auf etwaige Versprechen. Das Versprechen, den Mangel bis zu einem bestimmten Datum zu beseitigen, kann im Protokoll festgehalten werden.
Führen Sie die Übergabe mit einem Zeugen durch
Wenn Sie die Übergabe Ihrer Wohnung nicht alleine machen, sondern eine dritte Person als Helfer hinzuziehen, hat das für Sie einige Vorteile.
Zunächst sehen vier Augen schlichtweg mehr als zwei Augen. Vielleicht entgeht Ihnen ein Mangel, der der anderen Person direkt auffällt. Darüber hinaus kann die Person die Übergabe und etwaige Mängel oder das Fehlen eines Mangels zusätzlich bezeugen. Dafür haben wir in unserem kostenlosen Muster-Übergabeprotokoll natürlich entsprechende Felder für Sie vorbereitet.
Dokumentieren Sie Mängel bei der Übergabe mit Fotos
Zwar ist es so, dass Fotos aufgrund der Möglichkeit diese auf vielerlei Arten zu manipulieren (sowohl visuell als auch das Aufnahmedatum) vor Gericht tendenziell kein verlässliches Beweismittel sind, schaden kann es Ihnen allerdings dennoch nicht. Wir empfehlen also, die Mängel trotzdem visuell festzuhalten. So müssen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen und Ihre Aussage kann zumindest untermalt werden, wenn auch nicht gänzlich bewiesen.
Nutzen Sie unser Musterprotokoll
Theoretisch können Sie jegliche Musterprotokolle verwenden, etwa das Wohnungsübergabeprotokoll des Deutschen Mieterbunds. Unser Musterprotokoll ist jedoch besonders anpassungsfähig durch viele zusätzliche Felder für weitere Räume und Angaben und enthält alle Angaben, die auch das Protokoll des Mieterbunds enthält.
Mangel nach Erstellung des Übergabeprotokolls festgestellt
Wir alle kennen es, dass wir den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Sie sind gerade in Ihre neue Wohnung eingezogen und einen Tag nach der Übergabe fallen Ihnen Mängel in der Wohnung auf, die nicht im Übergabeprotokoll stehen. Ihre Heizung haben Sie bei der Übergabe beispielsweise nicht ausprobiert. Was ist jetzt zu tun?
Sollte es sich um einen schwerwiegenden Mangel handeln (z. B. verstopfte Rohre), der nicht auf den ersten Blick zu sehen ist (ein sogenannter versteckter Mangel), dann ist der Vermieter verpflichtet, diesen zu beheben, auch wenn er nicht im Protokoll stand. Dazu sollten Sie Ihren Vermieter umgehend schriftlich in Kenntnis setzen.
Fällt Ihnen als Vermieter nach Auszug des Mieters ein Mangel auf, gilt für Sie das Gleiche. Bei einem versteckten Mangel können Sie Ihren ehemaligen Mieter auffordern, den Mangel zu beseitigen. Beachten Sie hier allerdings eine Frist von 6 Monaten ab Übergabe, um Ihre Ersatzansprüche geltend zu machen. Das ist in § 548 des BGB geregelt.
Häufig gestellte Fragen zum Übergabeprotokoll bei Immobilien
Wann wird ein Übergabeprotokoll erstellt?
Ein Übergabeprotokoll wird typischerweise beim Mieterwechsel in Immobilien wie Mietwohnungen verwendet. Sowohl beim Ein- als auch Auszug wird der Zustand der Räumlichkeiten im Dokument festgehalten.
Muss ich ein Übergabeprotokoll erstellen?
Nein. Die Erstellung eines Übergabeprotokolls ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es wird dennoch dringend empfohlen.
Was steht in einem Übergabeprotokoll?
Die meisten Übergabeprotokolle enthalten folgende Angaben:
- Name und Anschrift beider Parteien
- Anschrift der Immobilie
- Übergabedatum
- Gefundene Mängel (falls vorhanden)
- Zählerstände
- Unterschrift beider Parteien
Ist ein Übergabeprotokoll rechtlich bindend?
Ein Übergabeprotokoll ist rechtlich bindend. Damit das Protokoll beweissicher ist, ist es wichtig, dass die Protokollierung möglichst genau erfolgt.
Zu welcher Tageszeit führe ich die Übergabe der Immobilie am besten durch?
Ihre Übergabe sollte am besten bei Tageslicht stattfinden, damit Sie sämtliche Mängel erkennen können.
Muss ich nach dem Auszug einen Schaden nachträglich bezahlen, der nicht im Übergabeprotokoll steht?
Ob Sie den Schaden trotzdem bezahlen müssen, kommt auf die Art des Schadens an. Ist der Schaden auf den ersten Blick klar erkennbar, hätte er im Protokoll stehen müssen. Sie müssen somit nicht für den Schaden aufkommen. Handelt es sich jedoch um einen versteckten Schaden, der nicht direkt erkennbar ist, kann der Vermieter 6 Monate nach der Übergabe noch Ersatzansprüche geltend machen.
Was tun, wenn mir nach dem Einzug ein Mangel auffällt, der nicht im Übergabeprotokoll steht?
Sollte es sich um einen schwerwiegenden Mangel handeln, der bei der Übergabe nicht auf den ersten Blick erkennbar war (ein sogenannter versteckter Mangel), dann sollten Sie Ihren Vermieter umgehend schriftlich darüber informieren und ihn auffordern, diesen zu beseitigen. Für die Behebung eines schweren, versteckten Mangels kurz nach Einzug ist der Vermieter verpflichtet.
Wie lang kann ein Vermieter Ersatzansprüche nach Rückgabe der Wohnung geltend machen?
Der Vermieter muss seine Schadensersatzansprüche nach § 548 des BGB innerhalb von 6 Monaten geltend machen.
Ummeldung nach Ihrem Umzug
Der Anlass Ihrer Übergabe ist in der Regel ein Umzug. Vergessen Sie nach dem Umzug nicht, sich überall umzumelden und Ihre neue Adresse bekannt zugeben. Um Ihnen den Umzugsstress zu erleichtern, haben wir für Sie einen Ratgeber mit einer ausführlichen Liste und Anleitung, wo Sie sich nach dem Umzug überall ummelden sollten.
Disclaimer: Dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche Beratung und wir garantieren keine Richtigkeit der oben gelisteten Angaben. Er ist als Orientierung und Hilfe gedacht, damit Sie Ihre eigene Recherche auf Basis unserer Informationen und Fachbegriffe, die relevant zum Thema sind, schnell und einfach starten können.
